Титулы ЭТрН: кто оформляет и подписывает электронную транспортную накладную

Электронная транспортная накладная формируется поэтапно, и этот порядок един для всех — независимо от того, какого оператора ЭДО (СБИС, Контур или другого) вы выбрали. Каждый участник перевозки заполняет и подписывает свою часть документа в определенный момент: при подготовке рейса, после фактической погрузки, при приеме груза перевозчиком, на выгрузке и после завершения перевозки.

При работе через транспортно-экспедиционную компанию роли могут распределяться так:

Участник	Что делает
Заказчик	Передает сведения о грузе и условиях перевозки
Экспедитор / грузоотправитель	Организует перевозку, заранее формирует ЭТрН, подписывает Титул 1
Лицо, осуществляющее погрузку	Указывается в соответствующем разделе Титула 1, фактически передает груз перевозчику и при выбранной схеме завершает подписание Титула 1
Перевозчик	Принимает и доставляет груз, оформляет Титулы 2 и 4
Грузополучатель	Принимает груз и оформляет Титул 3

Что такое титулы ЭТрН

Титул ЭТрН — это отдельный электронный файл обмена, который формируется на определенном этапе перевозки.

Каждый титул содержит сведения только о своей части процесса:

до начала перевозки;
при передаче груза водителю;
при приемке груза получателем;
после завершения рейса;
при изменении условий перевозки.

В стандартной перевозке участники последовательно оформляют четыре основных титула:

Титул	Что подтверждает	Кто оформляет
Титул 1	Формирование сведений о перевозке	Грузоотправитель или экспедитор
Титул 2	Прием груза к перевозке	Перевозчик
Титул 3	Прием груза грузополучателем	Грузополучатель
Титул 4	Завершение перевозки	Перевозчик

Дополнительные титулы используются, если во время перевозки меняются сведения или происходят отдельные события: например, заменяется водитель, автомобиль или адрес доставки.

Один участник не подписывает ЭТрН целиком. Документ последовательно дополняется по мере движения груза.

Титул 1 ЭТрН: кто создает электронную транспортную накладную

Титул 1 открывает документооборот по перевозке. В стандартной ситуации его формирует грузоотправитель.

Что указывают в Титуле 1

В первый титул вносят основные сведения о предстоящей перевозке:

данные грузоотправителя;
данные грузополучателя;
сведения о перевозчике;
адрес погрузки;
адрес выгрузки;
наименование груза;
количество грузовых мест;
вес и объем;
сведения об упаковке;
условия перевозки;
данные автомобиля и водителя;
сведения о сопроводительных документах.

Часть информации может поступать в систему автоматически из учетной программы. Например, данные о грузе — из 1С, а информация о перевозчике и автомобиле — из транспортной системы.

Но ответственность за сведения, внесенные в Титул 1, остается на стороне грузоотправителя.

Кто подписывает Титул 1

Титул 1 подписывает уполномоченный представитель грузоотправителя.
Это может быть:

руководитель или ИП;
логист, диспетчер, сотрудник склада или любой другой работник, которому делегировано право подписи.

Важно: если в перевозке участвует лицо, осуществляющее погрузку (ЛОП) — то есть сотрудник, который физически передаёт груз перевозчику, — то именно он и подписывает Титул 1 (как представитель грузоотправителя). ЛОП может быть как штатным сотрудником компании, так и работником стороннего склада (СОХ).

Обязательное условие: если Титул 1 подписывает не руководитель, а любой другой сотрудник (включая ЛОПа), его полномочия должны быть подтверждены машиночитаемой доверенностью (МЧД) от грузоотправителя. Без МЧД подпись недействительна.

Когда нужно подписать Титул 1

Титул 1 формируется до передачи груза перевозчику.

Нельзя сначала отправить машину, а потом оформить ЭТрН в конце дня. К моменту передачи груза сведения о перевозке уже должны быть сформированы и направлены другим участникам.

Что чаще всего мешает оформить Титул 1

На практике проблемы возникают, если грузоотправитель:

не знает, какой перевозчик поедет;
не получил данные автомобиля;
не знает Ф. И. О. и телефон водителя;
указал неправильного грузополучателя;
не определил сотрудника, который должен подписать документ;
не проверил готовность склада к работе с ЭТрН.

Поэтому до подачи машины стороны должны обменяться необходимыми данными.

Титул 2 ЭТрН: кто подтверждает прием груза

Титул 2 оформляется после того, как перевозчик принимает груз.

На этом этапе необходимо подтвердить, что груз действительно передан, а перевозчик принял его к перевозке.

Что фиксируется в Титуле 2

В титуле отражаются:

фактическая дата и время передачи груза;
сведения о водителе;
данные транспортного средства;
результат осмотра груза;
состояние упаковки;
количество принятых грузовых мест;
замечания перевозчика;
расхождения с Титулом 1.

Например, в Титуле 1 указано 20 палет, но при погрузке водитель получил 19. Это расхождение нужно зафиксировать до начала движения, а не после доставки.

Кто подписывает Титул 2

За оформление Титула 2 отвечает перевозчик.

На стороне перевозчика титул может подписывать:

руководитель;
индивидуальный предприниматель;
логист;
диспетчер;
другой уполномоченный сотрудник.

Необязательно, чтобы квалифицированная электронная подпись находилась у водителя. В компании может быть организована схема, при которой водитель подтверждает фактическое действие в мобильном приложении, а уполномоченный сотрудник перевозчика завершает оформление титула.

Что делает водитель при погрузке

Водитель должен подтвердить, что:

прибыл на место;
получил груз;
сверил доступные сведения;
принял указанное количество мест;
выявил или не выявил замечания.

Конкретный способ зависит от приложения оператора. Это может быть код, подтверждение в личном кабинете или простая электронная подпись.

Важно не смешивать две роли:

водитель подтверждает фактическое действие на погрузке;
перевозчик отвечает за оформление своей части ЭТрН.

Можно ли ехать, если Титул 2 не оформлен

Отправлять автомобиль до завершения необходимых действий рискованно. Если прием груза не подтвержден, в системе не будет корректно зафиксировано начало перевозки.

Кроме того, следующий участник не сможет нормально продолжить документооборот, если предыдущий этап остался незавершенным.

Титул 3 ЭТрН: что подписывает грузополучатель

После доставки груза ЭТрН получает грузополучатель.

Его задача — проверить груз и зафиксировать результат приемки.

Что указывают в Титуле 3

Грузополучатель отражает:

дату и время прибытия;
дату и время приемки;
количество полученных грузовых мест;
состояние груза;
состояние упаковки;
выявленную недостачу;
повреждения;
отказ от приемки;
другие замечания.

Если груз принят без замечаний, это также фиксируется в ЭТрН.

Кто подписывает Титул 3

Титул 3 подписывает уполномоченный представитель грузополучателя.

Это может быть:

руководитель;
кладовщик;
сотрудник склада;
специалист по приемке;
логист;
другой ответственный сотрудник.

Если грузы принимает кладовщик, но электронной подписью располагает только бухгалтер в головном офисе, процесс придется перестроить. Иначе водитель будет ждать, пока информация дойдет до сотрудника, который имеет право подписать документ.

Что будет, если грузополучатель не готов к ЭТрН

Это один из главных рисков перехода.

Грузоотправитель и перевозчик могут заранее подключиться к оператору и настроить свои процессы, но при неподготовленном грузополучателе документ зависнет на приемке.

Поэтому до рейса необходимо проверить:

подключен ли грузополучатель к электронным перевозочным документам;
кто принимает груз;
кто подписывает Титул 3;
есть ли у сотрудника электронная подпись и необходимые полномочия;
как проходит приемка ночью или в выходные.

Как фиксируются расхождения

Если при приемке обнаружена недостача или повреждение, не нужно подписывать титул так, будто груз получен без замечаний.

Расхождения отражаются в ЭТрН. При необходимости дополнительно оформляются акты и другие документы, предусмотренные договором и характером нарушения.

Титул 4 ЭТрН: кто завершает перевозку

После того как грузополучатель принял груз, перевозчик завершает оформление ЭТрН.

Для этого формируется Титул 4.

Что подтверждает Титул 4

Заключительный титул фиксирует:

передачу груза получателю;
завершение выгрузки;
исполнение перевозчиком своей части перевозки;
результат сдачи груза;
замечания, возникшие при выгрузке.

Кто подписывает Титул 4

Титул 4 оформляет перевозчик.

Водитель подтверждает фактические действия на выгрузке через приложение, а уполномоченное лицо перевозчика завершает электронное оформление в соответствии с принятой в компании схемой.

После этого основной цикл работы с ЭТрН считается завершенным.

Дополнительные титулы ЭТрН

Во время перевозки условия могут измениться. Например:

сломался автомобиль;
перевозчик заменил водителя;
груз перенаправили на другой склад;
изменились сведения о перевозке;
потребовалось зафиксировать стоимость услуг.

В таких случаях используются дополнительные титулы или файлы обмена.

Замена водителя или автомобиля

Если после начала перевозки меняется водитель или транспортное средство, нельзя просто сообщить новые данные в мессенджере.

Изменения необходимо внести в ЭТрН, чтобы в электронной накладной оставались актуальные сведения о том, кто и на каком автомобиле перевозит груз.

Переадресовка груза

Если грузополучатель просит доставить груз не на первоначальный адрес, изменение также должно быть отражено в электронном документе.

До переадресовки стороны должны определить:

кто дает распоряжение;
кто согласовывает новый адрес;
кто вносит изменения;
кто несет дополнительные расходы;
как новый получатель будет подписывать приемку.

Изменение сведений о стоимости

Если формат и схема документооборота предусматривают передачу сведений о стоимости перевозки, для этого используются отдельные файлы обмена.

Их не следует путать с обязательными титулами, которые фиксируют передачу и прием груза.

Какая подпись нужна участникам для подписания ЭТрН

Подписант	Что потребуется
Руководитель организации или ИП	Квалифицированная электронная подпись
Сотрудник организации	Личная КЭП и МЧД
Водитель	Способ подтверждения, предусмотренный оператором (ПЭП)

Если документ подписывает сотрудник, а не руководитель или ИП лично, ему потребуется КЭП физического лица и машиночитаемая доверенность.

Обычному наемному водителю отдельная КЭП обычно не нужна. Она потребуется, если водитель сам является перевозчиком — например, ИП самостоятельно выполняет рейс и подписывает титулы от своего имени.

Схема и сроки подписания титулов ЭТрН

Схема подписания:

Титулы оформляются не по принципу «в течение трех дней», а в привязке к реальному этапу перевозки:

Титул 1 — до передачи груза;
Титул 2 — при приеме груза перевозчиком;
Титул 3 — при приемке груза получателем;
Титул 4 — после завершения выгрузки.

Если откладывать подписание, электронный документ перестает отражать реальную последовательность событий.

Кроме того, зависший титул может помешать следующему участнику выполнить свою часть.

Поэтому компаниям нужен внутренний регламент, в котором указано:

кто отвечает за каждый титул;
сколько времени дается на оформление;
кто контролирует неподписанные документы;
кто заменяет ответственного сотрудника;
что делать при ошибке или отсутствии интернета.

Частые вопросы

Нужна ли водителю МЧД?

Нет, если водитель только подтверждает погрузку и выгрузку через приложение.

Если водитель подписывает титул от имени перевозчика, его полномочия необходимо оформить отдельно.

Что делать, если грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо?

Одна организация участвует в двух ролях: подписывает Титул 1 как грузоотправитель и Титул 3 как грузополучатель. Эти действия могут выполнять разные сотрудники.

Это правило действует только в том случае, если для перевозки привлекается сторонний перевозчик.

Если организация перевозит груз между своими складами собственным транспортом, ЭТрН не создается, поскольку договора перевозки с третьим лицом нет.

Кто подписывает Титул 1, если груз отгружает сторонний склад?

Титул 1 подписывает грузоотправитель либо сторонний склад, если он указан как лицо, осуществляющее погрузку.

Во втором случае экспедитор или грузоотправитель заранее создает ЭТрН, а склад после погрузки проверяет фактические сведения и завершает подписание.

Может ли один сотрудник заполнить титул, а другой подписать?

Да. Заполнение и подписание — разные действия. Подписант должен иметь соответствующие полномочия.

Можно ли исправить уже подписанную ЭТрН?

Да, но порядок зависит от этапа, на котором обнаружена ошибка.

Изменения вносятся через предусмотренные форматом файлы обмена и инструменты оператора ИС ЭПД.

Главное

ЭТрН оформляет не один человек. Каждый участник отвечает за свою часть:

грузоотправитель / экспедитор — за создание документа и Титул 1;
перевозчик — за прием груза и Титул 2;
грузополучатель — за приемку и Титул 3;
перевозчик — за завершение рейса и Титул 4;
водитель — за подтверждение фактических действий на маршруте.

Основной риск перехода связан не с самой электронной подписью, а с несогласованностью действий. Если хотя бы один участник не знает, что и когда он должен сделать, документ зависнет, а машина может простаивать на погрузке или выгрузке.

Поэтому подготовка к ЭТрН должна начинаться не только с покупки тарифа оператора, а с распределения ролей по каждому этапу перевозки внутри компании.

Ещё статьи

Подберём маршрут и тариф под ваш бизнес

Расскажите, что нужно перевезти — мы подскажем тариф и сроки, предложим лучший вариант по цене и безопасности.