С 1 сентября 2026 года обязательными становятся не только электронные транспортные накладные, но и ряд других электронных перевозочных документов. В цифровой вид переходят заказы-заявки, документы транспортно-экспедиционной деятельности и электронные путевые листы.
Чтобы заранее подготовиться к новым правилам, мы подключили СБИС для ЭТрН и начали изучать будущий порядок работы. Сервис развивается в экосистеме Saby компании «Тензор», поэтому в материалах можно встретить названия СБИС, Saby СБИС и ЭТрН Saby.
Сейчас мы проверяем возможности СБИС, настройку ролей, передачу сведений в ГИС ЭПД, работу с другими операторами, в том числе с Контуром, а также сценарии для водителя, отправителя, экспедитора и получателя. Далее показываем, как может выглядеть полный цикл оформления рейса в электронном виде.
Не только ЭТрН: какие документы переходят в электронный вид
Когда говорят об ЭТрН, часто имеют в виду только транспортную накладную. На практике система электронных перевозочных документов охватывает весь процесс: от заявки до завершения рейса.
В СБИС можно работать с:
- электронными заказами-заявками;
- электронными транспортными накладными;
- экспедиторскими поручениями;
- складскими документами;
- электронными путевыми листами;
- другими видами ЭПД.
Таким образом, все документы собираются в единую цифровую цепочку. Бумажные транспортные накладные постепенно заменяются электронными, а бумажные транспортные документы сохраняются только для предусмотренных случаев.
СБИС — электронная среда, в которой можно подготовить документ, направить его следующей стороне, получить подтверждение и сохранить подписанные ЭТрН. Для компаний это не просто замена бумажного варианта, а часть автоматизации бизнеса и управления документооборотом.
Как СБИС связан с ГИС ЭПД
ГИС ЭПД — государственная информационная система электронных перевозочных документов. Оператор обеспечивает подключение ГИС ЭПД и передачу сведений между сторонами и системой.
Компания взаимодействует с ГИС через оператора. После того как ответственное лицо подписывает ЭТрН, СБИС отправляет данные на обработку. Передача в ГИС фиксируется в статусах, а результат возвращается в личный кабинет.
Подключение к ГИС необходимо для использования ЭПД. До начала тестов важно настроить компанию, добавить сотрудников, распределить полномочия и убедиться, что сведения документов ГИС ЭПД принимает без ошибок.
Информационная система электронных перевозочных документов также должна поддерживать обмен с другими операторами. Для этого используется роуминг. Он особенно важен, когда отправитель работает в Saby, а получатель или подрядчик подключён к другому сервису.
Как выглядит перевозка в электронном формате
Перед тем как перейти к этапам, важно понимать: ЭТрН через СБИС — не один файл, а последовательность действий между заказчиком, экспедитором, грузоотправителем, перевозчиком, водителем и грузополучателем.
На каждом этапе одна сторона готовит сведения, другая подтверждает фактическое действие, а ответственное лицо подписывает ЭТрН. Передача через оператора связывает все стороны и государственную информационную систему.
Схема оформления ЭТрН через СБИС и оператора ЭДО между заказчиком, экспедитором, перевозчиком, водителем и грузополучателем:
Схема показывает, как проходит оформление и подписание ЭТрН между участниками перевозки через оператора ЭДО.
-
Заказчик создаёт заказ-заявку и указывает основные условия: маршрут, параметры отправления, сроки и требования к автомобилю.
-
Для транспортно-экспедиционных компаний это один из самых важных этапов. Экспедитор получает заявку от клиента и организует перевозку:
- подбирает перевозчика;
- согласовывает условия;
- контролирует исполнение заказа;
- взаимодействует с участниками перевозки.
В ряде сценариев экспедитор может принимать груз во владение на время перевозки и становится полноценным участником электронного документооборота.
В этом случае именно экспедитор оформляет и подписывает документы, сопровождает перевозку и контролирует её выполнение.
-
Грузоотправитель или экспедитор готовит первый титул. В него включаются сведения об отправителе, получателе, автомобиле, водителе и передаваемом отправлении.
После сверки ответственное лицо подписывает ЭТрН квалифицированной электронной подписью. Далее СБИС отправляет сведения оператору, а оператор выполняет передачу в ГИС ЭПД.
-
Перевозчик получает документ, сверяет сведения и подтверждает свою часть. Если требуется заменить автомобиль или водителя, изменения отражаются в системе без подготовки новой цепочки с нуля.
-
Водитель видит задание в мобильном приложении, сверяет данные и подтверждает фактическое получение отправления. Для этого заранее должны быть настроены полномочия и способ подписи.
-
По ходу движения стороны видят статусы, историю действий и изменения. Это снижает риск ошибок и экономит время, которое раньше уходило на уточнение данных по телефону.
-
Получатель сверяет сведения, фиксирует замечания при наличии и оформляет свой титул. После этого перевозчик оформляет заключительный титул.
Подписанные ЭТрН остаются в системе, а электронный архив позволяет быстро найти нужную операцию по дате, контрагенту или статусу.
Как устроена работа в личном кабинете
Одна из особенностей Saby СБИС — единое пространство для всех сторон.
В личном кабинете можно:
- видеть текущий статус рейса;
- отслеживать историю действий;
- контролировать изменения;
- прикладывать дополнительные документы;
- вести переписку по конкретному заданию;
- быстро находить нужную ЭТрН;
- проверять результат передачи в ГИС.
По каждому документу отображается, кто и в какое время выполнил действие. Это упрощает управление работой сотрудников и позволяет быстрее найти причину ошибки.
Настройка зависит от структуры компании. Можно разделить роли между менеджером, экспедитором, сотрудником склада, водителем и ответственным лицом получателя. Если один сотрудник готовит сведения, а другой подписывает ЭТрН, права лучше распределить заранее.
Мобильное приложение для водителя
Для водителя электронный документ и мобильное приложение становятся основным рабочим инструментом.
В приложении можно использовать:
- список заданий;
- карточку рейса;
- маршрут на карте;
- экспорт маршрута в навигатор;
- фиксацию погрузки и выгрузки;
- чат по заданию;
- подписание документов со смартфона;
- работу при нестабильном соединении.
Водитель может показать инспектору QR-код электронного перевозочного документа для проверки. Также приложение подтверждает выполненные действия и отправляет сведения в систему после восстановления соединения.
Чтобы использовать ЭТрН, мобильное приложение нужно заранее установить, настроить и связать с профилем сотрудника. Это сокращает время на оформление и снижает вероятность ошибок на месте.
Мобильное приложение для грузополучателя
Получателю необязательно использовать компьютер.
Через смартфон можно:
- просмотреть документ;
- принять отправление по QR-коду;
- подписать нужный титул;
- оставить замечания;
- зафиксировать повреждения;
- добавить дополнительные материалы;
- вести переписку с другими сторонами.
Такой сценарий позволяет оформить результат непосредственно на складе. Для каждого документа мобильное решение показывает нужное действие и текущий статус.
Какие сценарии предусмотрены
При изучении системы нас заинтересовало, что она поддерживает не только стандартные перевозки.
Предусмотрены различные варианты работы:
Работа через экспедитора
Экспедитор сопровождает процесс и участвует в электронном документообороте в рамках своей роли.
Самовывоз
Исполнителя привлекает покупатель, а поставщик может быть указан как лицо, осуществляющее погрузку.
Склады ответственного хранения
Склад участвует в оформлении титула в пределах предоставленных полномочий.
Замена водителя или транспорта
Изменения отражаются в текущей ЭТрН без подготовки нового документа с самого начала.
Работа с другими операторами
Если стороны используют разные сервисы, применяется роуминг. До запуска важно проверить маршрут обмена и убедиться, что входящие документы видны всем ответственным сотрудникам.
Что ещё показалось полезным
Во время изучения СБИС обратили внимание на несколько функций, которые могут упростить работу.
|
Черновики документов Документ можно подготовить заранее и направить контрагенту, чтобы он добавил недостающие сведения. Это полезно, когда данные распределены между несколькими сторонами. |
|
Разные способы подписания В зависимости от роли могут использоваться:
Для юридически значимых действий чаще всего требуется квалифицированная электронная подпись. Квалифицированная электронная подпись должна быть оформлена на лицо, которое действует от имени компании, либо использоваться вместе с подтверждением его полномочий. |
|
Интеграция с учётными системами СБИС предлагает интеграцию с 1С и API. Это позволяет настроить передачу данных из корпоративной системы, сократить повторное внесение сведений и связать ЭТрН, ЭПЛ и другие электронные документы в едином процессе. Связка ЭТрН — ЭПЛ особенно важна для компаний, которые оформляют не только транспортные накладные, но и электронные путевые документы. |
Как подготовиться к работе
До начала обязательного применения ЭТрН с сентября 2026 года компании стоит пройти несколько этапов:
- выбрать оператора и тариф электронных документов;
- оформить подключение ГИС;
- настроить карточку организации;
- добавить сотрудников и распределить роли;
- подготовить электронные подписи;
- проверить обмен с другими операторами;
- установить мобильное приложение;
- провести тестовую передачу в ГИС;
- проверить, как система обрабатывает ошибки.
При выборе тарифа важно учитывать число документов, интеграцию, мобильную работу, роуминг и поддержку. Чтобы правильно выбрать документ для каждого сценария, необходимо заранее определить роль компании и порядок действий сторон.
Подготовка к ЭТрН с сентября 2026 года требует времени. Чем раньше будут проведены тесты, тем проще будет настроить внутренние процессы и работу сотрудников.
Что в итоге
Мы только начинаем практическую работу со СБИС, Контуром и электронными перевозочными документами, поэтому пока рано делать окончательные выводы.
Но уже сейчас видно, что переход касается не только транспортной накладной. Электронным становится весь цикл: от заказа-заявки до подтверждения результата и передачи данных в ГИС ЭПД.
Тем компаниям, которые начинают подготовку, стоит заранее изучить возможности операторов, порядок подключения к ГИС ЭПД, роуминг, мобильные сценарии и требования к электронной подписи.
В ближайшее время планируем начать тестирование в реальных условиях и поделиться опытом: расскажем, какие вопросы возникли при настройке, как работает поддержка, что оказалось полезным и на какие моменты стоит обратить внимание перед запуском ЭТрН с сентября 2026 года.
Если вы уже рассматриваете подключение, подробнее ознакомиться с решениями можно по ссылкам:
- Электронная транспортная накладная (ЭТрН) и переход на ЭДО в перевозках
- Как выбрать оператора ЭДО для ЭТрН: СБИС, Контур или Астрал
- ГосЛог и реестр экспедиторов: что необходимо учитывать заказчикам перевозки
- 5 способов ускорить документооборот при перевозках
- Какие документы должен иметь перевозчик для организации перевозки?
- Какие виды перевозок не допускается оформлять одной накладной?
- Что входит в услуги экспедитора?
- Какой договор заключить: перевозки или транспортной экспедиции?
- Контроль состояния груза в пути
- Эволюция IT в ДА-ТРАНС: от блокнота до облака
Ещё статьи
-
Подключили Контур для работы с ЭТрН: что важно знать Мы подключили «Контур.Логистику» для работы с ЭТрН и начали разбираться, как сервис устроен на практике. В материале рассказываем, какие документы в нём можно оформлять, как проходит подписание и что важно учесть участникам перевозки. -
Титулы ЭТрН: кто оформляет и подписывает электронную транспортную накладную Разбираем, кто оформляет и подписывает титулы ЭТрН: грузоотправитель, лицо, осуществляющее погрузку, перевозчик и грузополучатель. Порядок подписания Титулов 1–4, роль водителя, КЭП и МЧД. -
Как выбрать оператора ЭДО для ЭПД: СБИС, Контур или Астрал С переходом на обязательные ЭТрН компаниям недостаточно просто подключить ЭДО.
Важно понять, как будет организована работа между грузоотправителями, перевозчиками, экспедиторами и грузополучателями.
Разбираем:
— чем отличаются СБИС, Контур и Астрал;
— сколько стоит подключение к ЭТрН;
— на что смотреть при выборе оператора;
— какие сложности возникают при внедрении;
— почему без интеграции с CRM и 1С нагрузка может резко вырасти;
— и почему большинство компаний начинают переход с пилотного запуска.
Подберём маршрут и тариф под ваш бизнес
Расскажите, что нужно перевезти — мы подскажем тариф и сроки, предложим лучший вариант по цене и безопасности.